Quanto Costa Gestire un Affitto Breve?

Una società di gestione propone il 18%. Un’altra propone il 23%. La prima sembra più economica, ma potrebbe non esserlo.

Le commissioni di gestione degli affitti brevi vengono calcolate in modi diversi. Alcune si applicano ai ricavi lordi delle prenotazioni, altre all’importo residuo dopo la commissione della piattaforma. L’IVA può essere inclusa o aggiunta, mentre pulizie e manutenzione possono rientrare nella descrizione del servizio ma restare fuori dal prezzo.

Abbiamo analizzato le tariffe pubbliche di società di gestione attive in Portogallo e Spagna per capire quanto paga realmente un proprietario. Ne emerge un metodo più utile per confrontare le offerte: non la percentuale pubblicizzata, ma il costo finale per ogni 1.000 EUR di ricavi da prenotazioni.

Le commissioni di gestione pubblicate variano dal 18% al 35%

Nel nostro campione, le tariffe pubbliche per la gestione operativa degli affitti brevi variano dal 18% al 35%.

L’intervallo è reale, ma gli estremi non descrivono servizi equivalenti. Alcuni operatori applicano la commissione ai ricavi lordi delle prenotazioni, altri la calcolano dopo che la piattaforma ha detratto la propria commissione e diversi non pubblicano una base di calcolo precisa.

Le offerte complete più confrontabili del campione si collocano tra il 18% e il 27% prima dell’IVA. Non è una media di mercato, ma l’intervallo riscontrato nelle tariffe pubbliche degli operatori che forniscono informazioni sufficienti per un confronto utile.

GuestReadyDal 20%Ricavi da affitti breviAvviamento e servizi aggiuntivi possono essere addebitati separatamente Residence & Confidence15% Base / 35% GlobalValore della prenotazione dopo la commissione dell’OTAIVA inclusa; il piano Global aggiunge operazioni locali, pulizie e lavanderia Clareza Selvagem18% standardRicavi dell’alloggio dopo la commissione dell’OTAIVA aggiunta; esclude pulizie, tassa di soggiorno e depositi BeGuestFino al 25%Non definita chiaramenteIVA del 23% aggiunta Havenly Living18%–27%Ricavi netti dell’affittoIVA aggiunta; il prezzo dipende dall’immobile e dal livello di servizio Holidays Malaga18%Ricavi dell’affittoNessun canone fisso o vincolo; le pulizie sono pagate dall’ospite Pass the KeysDal 18%Valore della prenotazione dopo la commissione dell’OTAIVA, pulizie, biancheria, materiali di consumo e avviamento sono aggiuntivi Homerti16,5%Prezzo addebitato all’ospiteIVA aggiunta; la commissione viene trasferita all’ospite Hosticasa12%–20%Non definita chiaramenteDiversi pacchetti commerciali e operativi

Una percentuale bassa può quindi descrivere un servizio più limitato, una base di calcolo più ristretta o un costo trasferito altrove. Una percentuale più alta può includere molto più lavoro oppure essere semplicemente più costosa. La percentuale da sola non permette di rispondere.

La base di calcolo cambia la fattura reale

La base della commissione può cambiare la fattura quanto la percentuale pubblicizzata.

Consideriamo una prenotazione illustrativa con 1.000 EUR di ricavi dell’alloggio, 100 EUR addebitati per le pulizie e 150 EUR detratti dalla piattaforma di prenotazione. Sono ipotesi dimostrative, non stime di una prenotazione tipica.

23% dei ricavi dell’alloggio230,00 EUR 23% più l’IVA del Portogallo continentale sui ricavi dell’alloggio282,90 EUR 23% più l’IVA portoghese su alloggio e pulizie311,19 EUR 20% più l’IVA spagnola su 850 EUR dopo la commissione dell’OTA205,70 EUR

L’aliquota IVA ordinaria nel Portogallo continentale è del 23%, secondo gov.pt. L’aliquota IVA generale in Spagna è del 21%, secondo l’Agencia Tributaria.

L’esempio mostra perché “20% contro 23%” non è un confronto completo. A seconda della formula, la percentuale pubblicizzata più bassa può applicarsi a una base più ampia, mentre quella più alta può escludere pulizie, tassa di soggiorno, depositi o costi della piattaforma.

Ogni proposta dovrebbe definire la propria base di calcolo in una frase applicabile a un estratto conto reale delle prenotazioni.

Gestione inclusa non significa sempre costo incluso

Un servizio può essere incluso a livello operativo senza esserlo a livello economico.

Una società può dichiarare che pulizie, lavanderia o manutenzione sono incluse perché sceglie il fornitore, pianifica il lavoro e ne controlla il risultato. La fattura del fornitore può comunque essere addebitata all’ospite o trasferita separatamente al proprietario.

La stessa distinzione vale per:

• Fotografia professionale e creazione degli annunci
• Noleggio e lavaggio della biancheria
• Materiali di consumo per gli ospiti
• Visite di manutenzione e coordinamento dei fornitori
• Interventi di emergenza
• Supporto per licenze o conformità
• Software di prezzi dinamici
• Importi minimi mensili e costi di avviamento

Nessuno dei due modelli è intrinsecamente sbagliato. Trasferire i costi di terzi può essere trasparente e impedire al gestore di nascondere margini dentro una commissione più elevata. Il problema nasce quando una proposta usa la parola “incluso” senza spiegare chi paga alla fine.

Il proprietario dovrebbe anche chiedere se il gestore aggiunge un margine alle fatture esterne. Una fattura di un fornitore da 100 EUR trasferita al costo è diversa dalla stessa fattura maggiorata di una percentuale per il coordinamento.

Cinque domande rendono confrontabili le proposte

Cinque domande rendono direttamente confrontabile la maggior parte delle proposte di gestione.

1. A quali ricavi esatti si applica la percentuale? Verificate se la base include alloggio, pulizie, tassa di soggiorno, depositi, sconti e commissione della piattaforma di prenotazione.
2. L’IVA è inclusa o viene aggiunta? Chiedete l’importo della commissione prima e dopo l’IVA. In questo modo si evita di confrontare mentalmente una commissione nominale del 23% con un’offerta che include già l’IVA.
3. Quali servizi sono pagati dal gestore? Distinguete il lavoro svolto dal team di gestione dai costi dei fornitori che vengono infine pagati dall’ospite o dal proprietario.
4. Quali altri costi o impegni si applicano? Verificate avviamento, fotografia, materiali di consumo, coordinamento della manutenzione, trasferte, minimi mensili, durata del contratto e costi di recesso.
5. Cosa succede quando termina il contratto? Confermate chi controlla annunci, recensioni, prenotazioni future, fotografie, storico dei prezzi e dati degli ospiti.

Il metodo di confronto più semplice consiste nel fornire a ogni potenziale gestore lo stesso esempio di prenotazione completata. Chiedete a ciascuno di calcolare la fattura di gestione, tutti i costi aggiuntivi e l’importo che resterebbe al proprietario.

Questo calcolo è più informativo che chiedere soltanto se la commissione è del 18%, 20% o 23%.

Il ricavo netto del proprietario è il vero confronto

Il ricavo netto del proprietario è più utile della percentuale o della fattura di gestione considerate separatamente.

La commissione è soltanto una voce tra l’importo pagato dall’ospite e quello trattenuto dal proprietario. Commissioni della piattaforma, pulizie, lavanderia, materiali di consumo, utenze, manutenzione, rimborsi, costi di pagamento e imposte possono incidere sul risultato finale. Una proposta che isola la commissione di gestione ma lascia indefinite le altre voci resta incompleta.

Le previsioni dei ricavi richiedono la stessa disciplina. Un gestore può prevedere ricavi superiori a un altro, ma la differenza può derivare da ipotesi più ottimistiche su occupazione o tariffa media, non da un modello operativo migliore. Confrontare ogni proposta con la propria previsione mescola prezzo e aspettativa nello stesso calcolo.

Un metodo più rigoroso utilizza tre scenari con le stesse ipotesi per ogni società:

• Storico: applicare ogni struttura commissionale agli ultimi dodici mesi di prenotazioni e costi reali dell’immobile, quando esistono dati affidabili.
• Neutro: utilizzare una previsione comune per occupazione, tariffa media, distribuzione dei canali di prenotazione e frequenza delle pulizie.
• Negativo: ridurre i ricavi e aggiungere un intervento di manutenzione realistico per verificare se minimi o costi fissi diventano sproporzionati.

Per ogni scenario, calcolate i ricavi pagati dagli ospiti, le trattenute delle piattaforme, le commissioni di gestione comprensive di IVA, i costi di terzi e l’importo finale trattenuto dal proprietario. Tenete le imposte sul reddito del proprietario fuori dal confronto tra gestori, salvo che una proposta includa esplicitamente servizi fiscali.

La qualità conta anche oltre il foglio di calcolo. Tempi di risposta, standard delle ispezioni, manutenzione preventiva, disciplina tariffaria e gestione dei reclami possono influire sui ricavi e sulle condizioni dell’immobile. Queste affermazioni vanno verificate attraverso esempi di report, referenze di proprietari e livelli di servizio chiari, invece di essere accettate come giustificazione per un sovrapprezzo indefinito.

Normalizzare i numeri non serve a scegliere automaticamente la fattura più bassa. Serve a rendere visibile il compromesso: quale lavoro, protezione o rendimento atteso in più riceve il proprietario per ogni euro di costo aggiuntivo?

Questo facilita anche le verifiche future. Una volta avviato il contratto, il proprietario può confrontare lo scenario concordato con gli estratti conto reali e capire se le differenze derivano dalla domanda, da decisioni operative o da costi non visibili nella proposta iniziale.

Come LusiberiaStays struttura la propria commissione di gestione

LusiberiaStays applica il 23% dei ricavi lordi di ogni prenotazione, IVA inclusa, senza canone mensile fisso.

I costi di avviamento e quelli di terzi sono dettagliati e concordati separatamente. Pulizie, materiali di consumo e manutenzione vengono trasferiti al costo, senza ricarico.

Questa struttura colloca la commissione nell’intervallo osservato per la gestione completa, pur non essendo al suo estremo inferiore. La sua giustificazione risiede quindi nell’ambito operativo: gestione di prezzi e annunci, comunicazione con gli ospiti, coordinamento locale, ispezioni degli immobili, reportistica, manutenzione preventiva ed esperienza transfrontaliera in Portogallo e Spagna.

Una commissione variabile significa inoltre che il costo di gestione segue i ricavi delle prenotazioni, invece di continuare come costo mensile fisso durante i periodi senza occupazione.

La percentuale richiede comunque lo stesso esame che consigliamo per qualsiasi operatore. I ricavi lordi delle prenotazioni devono essere definiti con precisione e le esclusioni devono essere elencate prima della firma del proprietario.

La migliore proposta supera il test dei 1.000 EUR

La migliore proposta di gestione è quella la cui aritmetica supera il test dei 1.000 EUR.

Una proposta chiara consente al proprietario di riprodurre la fattura senza interpretazioni. Spiega la base di calcolo, l’IVA, i costi di terzi e gli impegni contrattuali, distinguendo tra la gestione di un servizio e il suo pagamento.

Il prezzo conta, ma la percentuale più bassa non equivale automaticamente al costo minore. Allo stesso modo, la percentuale più alta non dimostra una gestione migliore.

La domanda utile è più semplice: per ogni 1.000 EUR pagati dall’ospite, quale lavoro viene svolto, quali costi aggiuntivi restano e quanto rimane al proprietario?